With around 1,500 employees, 83 branches and around 220,000 members, Volksbank Mittelhessen eG is one of the largest cooperative banks in Germany. As a regionally anchored institution with strong customer proximity, it consistently pursues the goal of increasing quality, efficiency and customer focus through digital processes.

The bank sees itself as a modern service provider and life companion for people in the region - the demands on its internal processes are correspondingly high, particularly in terms of data quality and risk management.

In its corporate and private customer business, Volksbank Mittelhessen uses SCHUFA follow-up reports and SCHUFA monitoring in order to be informed at an early stage about relevant changes to existing customers - such as new negative features or contract developments.

However, the previous process had reached its limits:

• Manuelle Steuerung der Meldungen über HCL Notes bedeutete einen hohen Aufwand.
• Uneinheitliche Abläufe führten zu Intransparenz und Fehleranfälligkeit.
• Medienbrüche zwischen Systemen behinderten die strukturierte Bearbeitung.
• Fehlende Priorisierung sorgte dafür, dass auch wenig relevante Hinweise Prozesse auslösten.

When support for HCL Notes was discontinued, it became clear that the status quo was neither efficient nor sustainable. The bank used this impetus to completely reorganize its data management digitally - with the aim of noticeably increasing relevance, speed and data quality.

In close cooperation with SCHUFA, Volksbank Mittelhessen has developed an intelligent data management solution based on agree21IDA. The aim was to integrate incoming SCHUFA reports into the bank's work processes in an automated, risk-oriented manner and without media disruptions.

The new process works like this:

• SCHUFA-Nachmeldungen und Monitoring-Hinweise werden systemisch erfasst.
• Sie werden automatisch mit Kunden- und Kontodaten aus agree21 verknüpft.
• Risikorelevante Hinweise werden gezielt an die zuständigen Fachabteilungen oder Berater weitergeleitet.
• Kundenimpulse werden systematisch gefiltert und an die jeweils zuständige Fachabteilung gesteuert.

The result: more efficiency, less effort, targeted
processing - and significantly improved data quality thanks to
consistent focus on relevant customer developments.

Advantages for employees and sales

The new data management system brings noticeable relief - but also new opportunities in day-to-day customer contact:

• Gezielte Kundenansprache: Durch die strukturierte Analyse von SCHUFA-Informationen lassen sich Kunden mit Handlungsbedarf frühzeitig identifizieren – sei es aufgrund bonitätsrelevanter Hinweise oder durch neue Impulse, die auf eine veränderte Lebenssituation hinweisen könnten.
• Relevante Gesprächsanlässe: Die Steuerung liefert konkrete Hinweise, mit denen Berater aktiv auf Kunden zugehen können – etwa zur Datenaktualisierung, Vertragsprüfung oder Anpassung bestehender Lösungen.
• Individuelle Lösungen: Die zuständigen Ansprechpartner können Angebote und Maßnahmen gezielt auf die aktuelle Kundensituation zuschneiden.
• Proaktive Kommunikation: Statt nur zu reagieren, können Berater potenzielle Themen im Vorfeld aufgreifen – und so Vertrauen und Kundenbindung stärken.
• Weniger Aufwand, mehr Fokus: Durch die automatische Filterung und zielgerichtete Steuerung landen nur relevante Hinweise bei den richtigen Personen – das reduziert die Informationsflut und schafft Freiraum für den eigentlichen Kundenkontakt.

Advantages for the bank as a whole

Automated data management via agree21IDA also has a noticeable effect at overall bank level - both operationally and strategically:

• Höhere Effizienz: Die automatisierte Bearbeitung ersetzt viele manuelle Arbeitsschritte. Das spart Ressourcen und erhöht die Verlässlichkeit der Abläufe.
• Mehr Netto-Marktzeit: Durch den Wegfall unnötiger Prozesse – allein im Bereich der negativen Nachmeldungen – gewinnt die Bank jährlich über 100 Stunden, die wieder in die aktive Kundenbetreuung fließen können.
• Stärkere Datenqualität: Die regelmäßige, systemgestützte Verarbeitung von SCHUFA-Informationen verbessert nicht nur die Aktualität, sondern auch die Konsistenz und Aussagekraft der Kundendaten.
• Stabile Compliance: Durch klare Zuständigkeiten, lückenlose Dokumentation und standardisierte Vorlagen erfüllt die Lösung auch hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit.
• Frühwarnsystem im Risikomanagement: Die intelligente Filterung und Weiterleitung unterstützt eine frühzeitige Erkennung potenzieller Risiken – ohne dabei das Gesamtsystem zu überfrachten.
• Impulse für die Weiterentwicklung: Die neu gewonnene Transparenz in den Datenströmen eröffnet zusätzliche Perspektiven – etwa für Angebotsanpassungen, Portfolioanalysen oder strategische Steuerung.

With the introduction of IDA-based data management, Volksbank Mittelhessen has taken a decisive step towards future-oriented process digitization.

The solution combines increased efficiency, better data quality and a targeted customer approach - and thus strengthens risk management and the customer relationship at the same time.

The intelligent use of SCHUFA follow-up reports and monitoring data creates real added value: not only are risks identified at an early stage, but impetus is also provided to keep data up to date, develop individual solutions and actively support the customer.