Case Study SCHUFA & Volksbank Mittweida

Wie die Volksbank Mittweida eG Prozesse automatisieren und deutliche Einsparungen bei der Anlage von Firmenkunden in agree21 erzielen konnte.

Case Study aus April 2023

Der Auftraggeber

Mit neun Filialen, fast 200 Mitarbeitenden und etwa 14.000 Mitgliedern ist die Volksbank Mittweida eG lokal verankert, überregional vernetzt, ihren Mitgliedern verpflichtet, demokratisch organisiert und an genossenschaftlichen Werten orientiert.

Herausforderung und Ausgangslage

„Know Your Customer“ (KYC) beschreibt alle notwendigen Schritte, um (Neu-)Kunden gemäß GwG-Verpflichtungen zu identifizieren und zu überprüfen. Dabei essenziell: die revisionssichere Dokumentation der ermittelten Kundendaten.

Im KYC-Prozess der Volksbank Mittweida galt bislang, dass es zur Anlage von Firmenkunden im Kernbankensystem zunächst unerlässlich war, im Rahmen eines ersten Gesprächs Unterlagen vom Kunden anzufordern. Nach Einreichung waren diese zu sichten sowie auf Vollständigkeit und Aktualität zu prüfen, bevor ein Folgetermin mit dem Kunden vereinbart wurde und die Daten erfasst sowie in agree21 angelegt werden konnten. Im letzten Schritt mussten die Unterlagen noch archiviert und die Daten sowie die Ablage im Archiv kontrolliert werden. Der gesamte Vorgang erforderte nicht nur hohe Bearbeitungszeiten bei der Bank, sondern war auch aus Kundensicht kaum effizient.

Das Ziel

Angesichts des bis dato zeit- und kostenintensiven manuellen Aufwands suchte die Volksbank Mittweida nach einer Lösung zur automatisierten Anlage von Firmenkunden. Das erklärte Ziel war ein Echtzeitprozess mit hoher Datenqualität – unter Berücksichtigung einer End-to-End-Betrachtung.

Die Volksbank Mittweida wollte ihren Kunden den Aufwand ersparen, Unterlagen einzureichen; gleichzeitig sollten Mitarbeitende davon entlastet werden, diese manuell zu erfassen.

Im neuen Prozess werden die Daten bereits im ersten Kundengespräch automatisch aufrufbar sein – via Livesuche und Datenabfrage auf Knopfdruck. Registerunterlagen können so unmittelbar gesichtet und archiviert werden, während das System den Kunden eigenständig anlegt.

Die Lösung

Mit der KYCnow-Plattform der SCHUFA-Tochter ClariLab generiert die GwG-verpflichtete Volksbank Mittweida nun volldigitale KYC-Akten mit allen relevanten Informationen. Die Grundlage ist ein automatisierter Prozess, der unter anderem die Ermittlung von wirtschaftlich Berechtigten, Verflechtungsinformationen sowie Bonitätsdaten vereint.

Dank KYCnow profitiert die Bank von umfangreichen hochwertigen Datenquellen weltweit: unter anderem SCHUFA-Datenbanken, öffentlichen Registern und internationalen Unternehmensdaten.

Zur unmittelbaren Bereitstellung der KYC-Daten in agree21 und somit zur automatischen Anlage von Firmenkunden wurde das API-Tool „apiMatch“ programmiert, das KYCnow entsprechend mit dem Kernbankensystem der Volksbank Mittweida verknüpft.

Die Praxis

Mithilfe des neuen API-Tools legen Kundenberaterinnen und -berater neue Firmenkunden mit nur wenigen Klicks an:

1. Anmeldung mit Bankbenutzerkennung
2. Kostenfreie Echtzeitsuche nach Unternehmen über die SCHUFA-Schnittstelle
3. Abruf der SCHUFA-Daten zum Unternehmen
4. Sichten der Daten und Übertragung in agree21 sowie ins Archiv

Legt eine Kundenberaterin oder ein Kundenberater beispielsweise eine GmbH an, wird diese gemäß den entsprechenden agree21-Feldern automatisch mit ihrer Geschäftsführung, ihren Gesellschaftenden und den wirtschaftlich Berechtigten gespeichert. Die Informationen können kontrolliert oder manuell ergänzt werden. Änderungen werden durch einen Timestamp und einen Benutzernamen erkennbar.

Das System versieht den neuen Kunden – die juristische Person – zudem automatisch mit der zurückgemeldeten Personennummer. Synchron zu jeder Kundenanlage wird die SCHUFA-Vollauskunft abgerufen. Nach der Anlage in agree21 wird sie automatisch im DMS / FCMS archiviert. Weitere Dokumente zu einem Kunden, z. B. die SCHUFA-GwG-Auskunft, können ebenfalls direkt per Klick bestellt, angezeigt und archiviert werden.

Der Erfolg

KYCnow spart beim Fallabschluss Zeit und Ressourcen: Bankberaterinnen und -berater profitieren von dem automatisierten KYC-Prozess, indem sie Neukunden bereits beim ersten Termin unmittelbar GwG-konform anlegen und sich auf eine hohe und zuverlässige Datenqualität verlassen können. Kunden wiederum erhalten eine zeitnahe Antwort von ihrer Bank, ohne Unterlagen einreichen zu müssen.

Bereits kurz nach Einführung der Lösung verzeichnete die Bank eine erhebliche Einsparung bei der Bearbeitungszeit: Je Fall werden (bei MVP) bereits mehr als 15 Minuten eingespart. Für die Volksbank Mittweida bedeutet dies konkret eine monatliche Zeiteinsparung von insgesamt etwa 21 Stunden bei der Anlage von Firmenkunden – Kapazitäten, die nun anderweitig genutzt werden können. Auch der
Kunde freut sich natürlich über den beschleunigten Prozess.

Die Anlage von juristischen Personen bzw. Firmenkunden ist dank apiMatch schnell und unkompliziert. Innerhalb weniger Klicks steht uns das jeweilige Unternehmen mit allen nötigen Unterlagen im System zur Verfügung. Die Bearbeitung von Neukunden hat sich dadurch sehr vereinfacht.

Jonny Kreisig, Business Center, Volksbank Mittweida eG

Ein Ausblick

Die Volksbank Mittweida plant, die Bearbeitungszeiten weiterhin deutlich zu reduzieren – auf 50 Minuten je Fall – mit dem Ziel, bei der Kundenanlage insgesamt 70 Stunden pro Monat einzusparen.

Durch die Anbindung weiterer APIs und die Implementierung zusätzlicher Use Cases, wie z. B. Vollmachten, Aktualisierung Bestandskunden etc., möchte die Bank ihre Prozesse künftig weiter optimieren.