Case Study SCHUFA & "meine Volksbank Raiffeisenbank eG"

Wie die Rosenheimer „meine Volksbank Raiffeisenbank eG“ ihren KYC-Prozess durch die automatisierte Anlage von Kunden im Kernbankensystem optimieren konnte.

Case Study aus Dezember 2022

Der Auftraggeber

Der genossenschaftliche Förderauftrag und die regionale Verwurzelung sind wesentliche Bestandteile des Geschäftsmodells der Rosenheimer „meine Volksbank Raiffeisenbank eG“. Die Interessen der Mitglieder und Kunden stehen im Mittelpunkt des Denkens und Handelns der Bank, die nicht an kurzfristigen Abschlüssen, sondern an langfristigen Partnerschaften interessiert ist. Ihre Mitglieder sind sowohl Nutzer als auch die Eigentümer der „meine Volksbank Raiffeisenbank eG“ und können bei Entscheidungen aktiv mitbestimmen.

Die Herausforderung

Regulatorische Anforderungen und Sorgfaltspflichten in Bezug auf die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gestalten sich zunehmend komplexer. Das gilt auch für die Rosenheimer „meine Volksbank Raiffeisenbank eG“. Gemäß Geldwäschegesetz (GwG) ist sie dazu verpflichtet, Rechenschaft über ihre Kunden abzulegen.

„Know Your Customer“ (KYC) beschreibt alle notwendigen Schritte, um Kunden entsprechend zu identifizieren und zu überprüfen. Dieser Prozess kann nicht zuletzt auch aufgrund interner Anforderungen mit hohen Aufwänden verbunden sein.

Die Ausgangslage

Der manuelle KYC-Prozess der „meine Volksbank Raiffeisenbank eG“ war zeit- und kostenintensiv und setzte ein hohes Know-how der Bankmitarbeitenden voraus. Mit einer Dauer zwischen zwei Stunden und mehreren Wochen war er kaum skalierbar, aufwendig für alle Beteiligten und zudem hinderlich für das Wachstum der Bank.

Im Falle eines fehlerfrei durchlaufenden Prozesses kam es bei der Bank zu folgenden Bearbeitungszeiten:
· Bearbeitungszeit im MSC (Markt-Service-Center): 30 Minuten
· Bearbeitungszeit am Markt (= Kundenberater): 60 Minuten
· Manuelle Prüfungshandlungen im QS (Qualitäts-System): 15 Minuten

Diese „optimalen“ Bearbeitungszeiten konnten allerdings selten realisiert werden. Je registergeführtem Neukunden traten im Schnitt ca. zwei Fehlerprotokolle auf. Im Rahmen von deren Bearbeitung kam es also zu zusätzlichen Aufwänden, wie etwa durch das Beschaffen fehlender Unterlagen bei unvollständigen Daten oder z.B. durch die im Sinne der Geldwäscheprävention nötige Kontrolle bzw. im Extremfall sogar Sperrung bei unklaren wirtschaftlich Berechtigten.

Das Ziel

Um den KYC-Prozess sowohl für Berater als auch für Kunden zu vereinfachen, sollten Firmenkunden automatisiert und mit geringstmöglichem Aufwand im Kernbankensystem agree21 angelegt werden können. Ziel war und ist es, den bisherigen Aufwand mittelfristig um zwei Drittel zu reduzieren.

Die Lösung

Die KYCnow-Plattform der SCHUFA-Tochter ClariLab ermöglicht es GwG-Verpflichteten wie der „meine Volksbank Raiffeisenbank eG“, einfach und ohne hohen Aufwand volldigitale KYC-Akten mit allen relevanten Informationen zu generieren. Dies gelingt dank eines automatisierten Prozesses, der unter anderem die Ermittlung von wirtschaftlich Berechtigten, Verflechtungsinformationen sowie Bonitätsdaten vereint.

Um die KYC-Daten auch im Kernbankensystem abrufen zu können, entwickelten die SCHUFA und die Bank gemeinsam eine maßgeschneiderte Lösung: Dank einer smarten Antragsstrecke kann der Firmenkunde unkompliziert gesucht und mit geringem Aufwand angelegt werden.

Im Zuge der Übertragung der Informationen in agree21, die durch einen „Roboter“ (RPA) der Bank erfolgt, findet unmittelbar die Anlage des Unternehmens samt dessen Geschäftsführer und wirtschaftlich Berechtigten statt.

Die Praxis

Mithilfe der entwickelten Antragsstrecke finden die Kundenberater Unternehmen nun einfach über eine Suchleiste und können neue Firmenkunden mit nur wenigen Mausklicks onboarden.

So wird eine GmbH beispielsweise mit ihrem Geschäftsführer, ihren Gesellschaftern und den wirtschaftlich Berechtigten automatisch mit einer Kundennummer und Bankverbindung angelegt. Auch entsprechende Debit- und Kreditkarten werden direkt bestellt.

Mit dem optimierten KYC-Prozess fühlen sich die Mitarbeitenden unserer Bank sehr wohl. Dank der individuell entwickelten Antragsstrecke konnten wir manuelle Aufwände deutlich reduzieren.

Magnus Nilsson, Leiter Prozess- und IT-Entwicklung, meine Volksbank Raiffeisenbank eG

Der Erfolg

Der automatisierte und beschleunigte KYC-Prozess kommt vor allem Neukunden zugute: Bankberater können umgehend ins Kundengespräch einsteigen, während der „Roboter“ im Hintergrund selbstständig den gesamten Prozess durchläuft.

Bislang ist die RPA-Lösung der „meine Volksbank Raiffeisenbank eG“ einzigartig in der Genossenschaftsbankenwelt; doch spart KYCnow auch ohne Roboter beim Fallabschluss Zeit und Ressourcen.

Wo die Technik Standardaufgaben übernimmt, können Mitarbeitende sinnvoller eingesetzt werden. Überdies eröffnen die Einsparungen Spielraum für attraktive Kundenkonditionen.